Frachtkosten

Frachtkosten sind die finanziellen Aufwendungen, die für die Inanspruchnahme extern erbrachter Transportleistungen – etwa per Lkw, Bahn, Schiff oder Flugzeug – anfallen. Sie stellen einen der größten variablen Kostenblöcke in der Logistik und der gesamten Lieferkette eines Unternehmens dar. Ihre korrekte Berechnung, Steuerung und strikte Kontrolle sind fundamental für die Wettbewerbsfähigkeit und die Kalkulation des Einstandspreises von Waren.

Frachtkosten sind untrennbar mit den allgemeinen Logistikkosten verbunden. Je nach vertraglicher Vereinbarung, oft über die Incoterms geregelt, trägt entweder der Versender oder der Empfänger die Kosten. In der Rechnungslegung gelten Frachtkosten typischerweise als Anschaffungsnebenkosten und sind Teil des Entgelts für die gelieferte Ware.

Grafik: Generiert mit KI

Frachtkosten-Berechnung und zentrale Einflussfaktoren

Die Berechnung der Frachtkosten ist komplex und folgt selten einer einfachen Formel. Sie basiert auf einer Vielzahl von Einflussfaktoren, die sich aus dem Markt, der Strecke, der Sendung und den vereinbarten Service-Levels zusammensetzen:

Sendungsbezogene Faktoren für Frachtkosten

• Frachtpflichtiges Gewicht (FPG): Dies ist der entscheidende Berechnungsfaktor. Speditionen und Carrier wenden das Prinzip an, dass entweder das tatsächliche Gewicht (Wiegegewicht) oder das Volumengewicht (auch Dimensional Weight genannt) herangezogen wird – je nachdem, welcher Wert der höhere ist (sog. Higher-of-Rule). Das Volumengewicht wird aus den Abmessungen des Packstücks anhand eines festen Umrechnungsfaktors (z.B. 1:200 für Luftfracht) ermittelt, um den in Anspruch genommenen Laderaum monetär abzubilden.
• Volumen und Abmessungen: Sperrige Güter, die viel Platz in Anspruch nehmen, aber leicht sind, verursachen höhere Kosten. Eine effiziente Verpackung und Palettierung sind daher essenziell.
• Art der Fracht: Gefahrgut, verderbliche Waren (Kühltransporte) oder besonders wertvolle Güter erfordern spezielle Fahrzeuge, höhere Sicherheitsstandards und Versicherungen. Das erhöht die Frachtrate.
• Service-Level und Dringlichkeit: Express- oder garantierte Lieferungen sind signifikant teurer als Standard- oder Economy-Dienste, da sie eine priorisierte Abwicklung und dedizierte Ressourcen erfordern.

Strecken- und marktbezogene Faktoren für Frachkosten

• Transportdistanz und Transportart: Die zurückgelegte Strecke und die Wahl des Transportmittels (Lkw, Bahn, See, Luft) bestimmen die Basisrate. Der intermodale Verkehr (Kombination verschiedener Transportmittel) gewinnt an Bedeutung.
• Basisraten und Zuschläge (Surcharges): Die eigentliche Grundgebühr wird durch eine Reihe von variablen Zuschlägen ergänzt. Die wichtigsten sind der Treibstoffzuschlag (variabel und an den aktuellen Dieselpreis gekoppelt) und Mautzuschläge.
• Marktbedingungen: Frachtraten unterliegen dem Gesetz von Angebot und Nachfrage. Eine hohe Auslastung (Kapazitätsengpässe) führt zu steigenden Preisen; saisonale Spitzenzeiten (z.B. vor Feiertagen) treiben die Kosten ebenfalls in die Höhe.
• Zölle und Steuern: Bei internationalen Sendungen fallen Kosten für Zollabfertigung, Einfuhrabgaben und Steuern an.

Steuerung und Kontrolle der Frachtkosten

Die bloße Berechnung ist nur der erste Schritt. Die aktive Steuerung und Kontrolle der Frachtkosten (auch Frachtkostenmanagement) zielt darauf ab, die Ausgaben nachhaltig zu optimieren und Fehler zu eliminieren.

Frachtkostensteuerung (Kostenminimierung)

Die Steuerung erfolgt präventiv vor dem Versand der Ware:

1. Tarif- und Vertragsmanagement: Strategische Verhandlung von Jahresverträgen mit Carriern. Die Zentralisierung aller vereinbarten Tarife in einer digitalen Datenbank ist dabei unverzichtbar.
2. Frachtkosten-Simulation (Rate Shopping): Vor jeder Sendungsbuchung sollte mithilfe einer Software in Echtzeit der günstigste und passendste Carrier und Service ermittelt werden.
   
   Eine Multicarrier-Versandsoftware wie NETVERSYS ist darauf ausgelegt, basierend auf spezifischen Regeln automatisch den jeweils besten Carrier für eine Sendung auszuwählen: zum besten Preis oder weil dieser Carrier auf bestimmte Services oder Zielregionen spezialisiert ist.
3. Konsolidierung und Auslastung: Kleinsendungen werden zu größeren, kosteneffizienten Sammeltransporten (LTL statt FTL) gebündelt, um die Auslastung der Fahrzeuge zu maximieren und die Kosten pro Einheit zu senken.
4. Routenoptimierung: Der Einsatz von Transport Management Systemen (TMS) zur dynamischen Planung der effizientesten und kürzesten Route, unter Berücksichtigung von Maut und gesetzlichen Vorschriften. Die Routenoptimierung fällt, sofern ein Unternehmen nicht über einen eigenen Fuhrpark verfügt, in den Aufgabenbereich der Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP) oder auf Stückgut spezialisierten Frachtführer (Speditionen).

Frachtkostenkontrolle (Kostenvalidierung)

Die Kontrolle erfolgt reaktiv nach dem Versand und der Rechnungsstellung und ist heute primär ein Fall für die Automatisierung (siehe Fracht-Audit):

• Rechnungsprüfung (Freight Audit): Der zentrale Prozess zur Sicherstellung der Korrektheit. Eingehende Frachtrechnungen werden systematisch, meist automatisiert, mit den vertraglich vereinbarten Tarifen, den ursprünglichen Sendungsdaten (Gewicht, Volumen) und den erbrachten Leistungen (Zustellbestätigung) abgeglichen.
• Identifikation von Abweichungen: Die Prüfung deckt Fehler auf, wie doppelte Rechnungen, falsche angewandte Tarife, unberechtigte Zuschläge oder die Berechnung eines zu hohen frachtpflichtigen Gewichts.
• Disput-Management: Fehlerhafte Rechnungen werden markiert (Exception) und ein strukturierter Prozess zur Geltendmachung von Gutschriften (Claims) gegenüber dem Carrier eingeleitet.
• Kostenallokation: Die validierten Kosten werden präzise den jeweiligen Kostenstellen, Aufträgen oder Produkten zugeordnet, was für das interne Controlling und die Profitabilitätsanalyse unerlässlich ist.

Transparenz und Kontrollierbarkeit von Frachtkosten durch Technologie

Die Komplexität und das Volumen moderner Logistik erfordern spezielle technologische Lösungen, um Frachtkosten transparent und beherrschbar zu machen.

Freight Audit and Payment (FAP)-Systeme

Spezialisierte FAP-Lösungen automatisieren den gesamten Audit- und Zahlungsprozess. Sie bieten eine zentrale Tarifdatenbank zur Speicherung und Versionierung aller Carrier-Verträge. Durch den Einsatz von KI und Machine Learning können sie Rechnungsdaten (auch aus Papierdokumenten per OCR) hochpräzise erfassen und den Vier-Wege-Abgleich vollautomatisch durchführen. Dies führt zu Touchless Processing (automatisierte Freigabe fehlerfreier Rechnungen) und zur schnellen Bearbeitung von Abweichungen.

Die Rolle der Multicarrier-Versandsoftware bei Frachtkosten

Die Multicarrier-Versandsoftware ist das entscheidende operative Werkzeug zur Schaffung von Datenintegrität an der Quelle. Sie stellt eine zentrale Schnittstelle zu einer Vielzahl von KEP-Diensten und Speditionen dar und erfüllt folgende Schlüsselaufgaben für die Kostenkontrolle:

1. Exakte Soll-Kosten-Ermittlung: Sie berechnet anhand der digitalisierten Verträge und den tatsächlichen erfassten Sendungsdaten (Gewicht, Maße, gewählter Service) an der Packstation die prognostizierten Frachtkosten, noch bevor die Sendung das Haus verlässt. Dieser Wert dient als die maßgebliche Soll-Referenz für den späteren Freight Audit.
2. Optimierte Carrier-Wahl: Sie führt den Rate Shop in Echtzeit durch, um für jede Sendung automatisch den wirtschaftlichsten Carrier auszuwählen und somit präventiv Kosten zu steuern.
3. Standardisierte Datenbasis: Sie sorgt für eine fehlerfreie Übergabe aller sendungsrelevanten Daten an das FAP-System oder TMS. Das macht die manuelle Rechnungsprüfung obsolet.

Logistik-Analytics und Business Intelligence (BI)

Durch die Sammlung und Analyse der validierten Frachtkostendaten können Unternehmen tiefgreifende Einblicke gewinnen. BI-Tools (Logistics-Analytics und Business Intellicence) erstellen Dashboards, die Kosten pro Lane (Transportroute), Kosten pro Carrier, oder die Performance einzelner Service-Levels visualisieren. Diese Datenanalyse ist die Grundlage für strategische Entscheidungen, wie die Neuverhandlung von Tarifen, die Optimierung des Carrier-Mix oder die Umstellung von Transportarten.

Die konsequente Anwendung dieser technologischen Werkzeuge transformiert die Frachtkosten von einem unkontrollierbaren Ausgabenblock in einen transparenten und strategisch steuerbaren Erfolgsfaktor.