5 wertvolle Tipps zur Auswahl eines Lagerverwaltungssystems

Die Auswahl von Software ist eine Aufgabe die sowohl bei kleinen, als auch bei großen Unternehmen regelmäßig ansteht. Dabei variiert der Aufwand für die Selektion enorm. Der Kauf eines Email-Marketingsystems ist aufgrund der überschaubaren Komplexität des Kernprozesses deutlich einfacher zu bewerkstelligen, als die Anschaffung eines Lagerverwaltungssystems, in dem es viele Teilbereiche gibt, die alle einzeln betrachtet werden müssen. Ein Logistiksystem hat auch mehr Berührungspunkte zu anderen Systemen im Unternehmen und ist alles andere als eine Insellösung.

Übersicht des Marktes

Der Markt der Lagerverwaltungssysteme ist generell in zwei Bereiche aufgeteilt. Im Bereich der Generalisten zählen Firmen, die mit Ihren Produkten - generell ERP Systeme genannt - die gesamte Wertschöpfungskette in einem Unternehmen abdecken. Prominente Beispiele sind SAP, Microsoft, Oracle oder Lexware. In einem ERP System gibt es also sowohl Module für die Finanzbuchhaltung und Faktura, als eben auch solche für die Lagerverwaltung.

Im Bereich der Spezialisten sind Firmen, die sich fast ausschließlich mit Intralogistikthemen auseinandersetzen und passende Produkte anbieten. Neben LOGENTIS gibt es auch hier viele verschiedene Anbieter wie Erhardt und Partner, Inconso, Pixi oder Active Logistics. Sowohl bei den Spezialisten, als auch bei den Generalisten gibt es Branchenspezialisierungen. Die Logistik in einem Produktionsstandort ist natürlich deutlich anders gelagert, als bei einem E-Commerce Unternehmen.

Tipp: Falls Sie schon ein ERP System einsetzen, welches auch ein Lagermodul besitzt, prüfen Sie zuerst ob der Leistungsumfang und die Kostennote Ihren Bedürfnissen entsprechen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Es wird wenig bis keine Schnittstellenthemen geben und Sie kennen bereits die Arbeitsweise des Anbieters.

Anforderungsdokumentation

Das wohl wichtigste Element bei der Auswahl einer komplexen Software ist die Dokumentation von Anforderungen in Form eines Lastenhefts. Dies sollte am Anfang des Prozesses stehen und bestenfalls vom Auftraggeber angefertigt werden. Regelmäßig wird diese Arbeit jedoch auch an Logistikberater vergeben.

Inhaltlich sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

Funktion

• Datenstrukturen
• Eingabe von Daten
• Ausgabeerzeugnisse
• Zusammenspiel von Funktionen
• Systemverhalten
• Fehlerverhalten

Leistung

• Datenmengen
• Reaktionszeiten
• Anlaufzeiten
• Verarbeitungszeiten

Qualität

• Benutzerfreundlichkeit
• Dokumentation
• Verfügbarkeit

Rahmenbedingung

• Einhaltung von Richtlinien
• Normen
• Datenschutz
• Gesetzeskonformität

Eine gute Übersicht in das Thema bietet das Buch 100 Minuten für Anforderungsmanagement vom Springer Verlag.

Tipp: Nutzen Sie Vorlagen, sodass Sie nicht mit einem weissen Blatt Papier starten müssen. Prüfen Sie sorgfältig welchen Detailgrad Sie haben wollen. Ein Anforderungsdokument für eine zu kaufende Software darf deutlich weniger Inhalt haben, als für eine Eigenentwicklung.

Preis-Leistung

Sicherlich eines der wichtigsten Kriterien, ganz gleich, ob es sich um einen Kauf einer Uhr oder eines Softwaresystems handelt. Das Ziel ist es, eine Ware zu bekommen, die den Anforderungen genügt und das gesetzte Budget nicht überschreitet. Im Fall eines Lagerverwaltungssystems bedeutet dies, dass es wenig Sinn ergibt ein System zu kaufen, welches seine Stärken in der Anbindung einer Fördertechnik hat, wenn Sie ein manuelles Lager betreiben wollen.

Beachten Sie, dass es nicht nur preisliche Nachteile haben wird, sondern dass die gefühlte Komplexität eines Systems steigt, je mehr Features es enthält, welche Sie nicht brauchen. Denken Sie an MS-Word und einem Benutzer, der nur die Basisfunktionen versteht. Bei dem Klick in die Menüleiste wird er sich eventuell auch leicht überfordert fühlen.

Haben Sie ein oder mehrere WMS gefunden welche Ihrem Anforderungsdokument entspricht, geht es an die genaue Analyse der Preisgestaltung. Das Thema würde alleine schon einen einzelnen Blogartikel rechtfertigen, da die Hersteller sehr viel Fantasie haben, was diesen Punkt betrifft.

Bei onPremise Logistiksystemen sind folgende Kostenkomponenten anzutreffen. Nicht alle Anbieter nutzen alle Komponenten, sodass man nicht von einer einheitlichen Preisstrukturierung sprechen kann.

• Lizenzkosten nach Anzahl User
• Lizenzkosten nach Geräten (Floating User)
• Lizenzkosten nach Features / Modulen
• Tagessätze für kundenspezifische Entwicklungen
• Prozentualer Anteil der Lizenzkosten für Support und oder Wartung
• verschiedene Supportmodelle je nach Reaktionszeit
• Einmalige Installation / Aufsetzen des Projekts
• initiale Schulungskosten
• externe Kosten für Lizenzdatenbanken wie Gefahrgutdaten

Wichtig: Aktuell setzen sich Abomodelle auch für onPremise Installationen durch, sodass die Lizenzkosten nicht einmalig pro User oder Gerät gezahlt werden, sondern monatlich. Hier ist dann auch der Supportanteil inkludiert und wird nicht extra ausgewiesen.

Die wichtigste Grundlage für Softwarehersteller ist die Lizenzierung nach Geräten oder Usern. Hier ist wichtig zu erkennen, ob es sich um "im System angelegte Benutzer" handelt, oder um "gleichzeitig arbeitende Benutzer". Dies kann gerade in großen Lagern mit Schichtbetrieb einen enormen Unterschied machen.

Die Modularisierung von Lagerverwaltungssystemen ist auch oft anzutreffen, mit der Idee, dass ein Kunde nur die Module bzw. Funktionen bezahlt, die er benötigt. Generell eine gute Idee, jedoch sollte man prüfen, ob es sich wirklich um Features handelt oder um Aufpreise für neue Mandanten, neue physische Läger oder gar Kreditoren oder Debitoren. In dem Bereich sollte genau überlegt werden, ob man Staffelpreise haben möchte.

Neben den genannten Faktoren gibt es auch immer wieder weiche Merkmale einer Preisgestaltung, die leider erst im Laufe der Zusammenarbeit sichtbar wird. Bis wann ist ein Bug ein Bug, der in Regel kostenfrei behoben wird und ab wann ist es ein Feature-Request, der kostenpflichtig ist.

Tipp: Erstellen Sie sich eine Tabellenkalkulation wo die genannten Merkmale aufgelistet sind und tragen Sie die Kosten der Hersteller anhand der angenommen Kriterien wie Benutzer, Features, etc. ein. Vergleichen Sie Ihr Anforderungsdokument mit dem Ist-Features der Hersteller und markieren Sie auch wie viele Features zu viel vorhanden sind.

Cloud oder onPremise

In vielen Funktionsbereichen ist die Entscheidung zugunsten der Cloud schon lange gefallen. Es gibt jedoch noch immer einige Stolpersteine, die die Migration in die Cloud vor erhebliche Probleme stellen. Bei Anwälten z.B. spielt die Sicherheit der Mandantendaten eine so große Rolle, das vielen Kanzleien immer noch auf onPremise setzen. In der Logistik ist das Problem weniger die Datensicherheit (am Ende sind dort ähnliche Daten wie in jedem CRM System wie Salesforce), sondern das Problem der Anbindung von Hardware, die in der Logistik eine sehr große Rolle spielt. Ob es nun Fördertechnik in einem automatisierten Lager ist oder Handhelds mit Scanfunktion in einem manuellen Lager.

Natürlich gibt es technische Lösungen für das Problem, jedoch bietet der Markt aktuell wenig Produkte an, die dies unterstützen. Die Basis um überhaupt ein Produkt in der Cloud anbieten zu können, ist jedoch eine komplett HTML basierte Oberfläche. Im Anwaltsbereich spricht man auch gerne von Cloud, obwohl das Produkt am Ende nur eine Remote Desktop Sitzung auf einem entfernten Windows-Server bietet. Dies ist natürlich nicht wirklich eine Cloud-Anwendung, da es nur eine entfernte Desktop-Anwendung ist.

Tipp: Es ist schwer einen Anbieter in der Cloud zu finden, der auch auf der Hardwareseite alle Wünsche erfüllt. Falls Sie jedoch mit dem Gedanken spielen den Weg in die Cloud mittelfristig gehen zu wollen, so nutzen Sie zumindest einen Anbieter der sein Produkt auf Basis von Cloudtechnologien (HTML5, CSS, etc.) entwickelt hat, jedoch aktuell nur onPremise anbietet. Der letzte Schritt in Sachen Hardware ist dann evt. nur eine Frage der Zeit.

Logistikhardware

Je nach Lagertyp (automatisch oder manuell) haben Sie in der Regel ein separates Hardwareprojekt oder nicht. Bei automatischen Lägern gibt es spezialisierte Firmen, die Themen wie Fördertechnik oder Robotik behandeln. Wir konzentrieren uns auf der Mehrzahl der Läger, welche manuell kommissioniert werden. In diesem Fall kommt die Pickhardware in der Regel mit dem Hersteller des Lagerverwaltungssystems, da die Integration von Hard- und Software natürlich eine wichtige Rolle spielt.

Wie im Paragraf Preis-Leistung erwähnt ist die Integration der Hardware in die Logistiksoftware relevant für die Zukunftsfähigkeit des Systems. Hersteller von webbasierten Systemen werden auch auf der Pickhardware eine Browseranwendung nutzen, um die Prozesse abzubilden. Dies versetzt den Kunden in die Lage, jedwede Hardware einzusetzen, die einen aktuellen Browser besitzen. Es wäre somit ohne Probleme möglich, von einem Hersteller der Android Hardware einsetzt, zu eine Hersteller zu wechseln, der iOS Hardware mit Scanschlitten nutzt, ohne das dabei etwas an der Logistiksoftware geändert werden muss. Nutzer eines WMS haben also sehr große Freiheiten was die Pickhardware angeht.

Des Weiteren ist der Vorteil mehr Lieferanten für Endgeräte zu haben und auch die Notwendigkeit über den WMS Hersteller kaufen zu müssen, entfällt möglicherweise.

Tipp: Lassen Sie sich genau erklären wie die Software auf den Endgeräten aussieht. Sind es native Anwendungen die eigens für spezielle Geräte entwickelt wurden oder sind es browserbasierte Anwendungen, die natürlich portabler sind und nicht am Betriebssystem des Endgeräts hängen.