Auftragsdurchlaufzeit: Definition und Zeitkomponenten
Die Auftragsdurchlaufzeit ist eine der kritischsten Kennzahlen für die Kundenzufriedenheit und die betriebliche Effizienz. Sie beschreibt die gesamte Zeitspanne, die von der Erteilung eines Auftrags durch den Kunden bis zum Erhalt der Ware oder Dienstleistung vergeht. Da Geschwindigkeit zunehmend zum Wettbewerbsfaktor wird, ist die Minimierung dieser Zeitspanne ein vorrangiges Ziel.
Die Durchlaufzeit setzt sich aus verschiedenen Komponenten zusammen: der Auftragsbearbeitungszeit (Administration), der Warte- und Liegezeit (Logistik), der eigentlichen Bearbeitungs- oder Produktionszeit sowie der Versand- und Transportzeit. Häufig entfällt nur ein kleiner Bruchteil der Gesamtdauer auf die wertschöpfende Tätigkeit, während die meiste Zeit durch organisatorische Schnittstellen und Puffer verloren geht.
Grafik: Erstellt mit KI
Einflussfaktoren und Engpassanalyse der Auftragsdurchlaufzeit
Um die Auftragsdurchlaufzeit effektiv zu senken, müssen Unternehmen ihre Prozesse lückenlos analysieren. Ein häufiges Hindernis sind Medienbrüche, wenn Informationen manuell von einem System in ein anderes übertragen werden müssen. Eine gut integrierte IT-Landschaft mit fortschrittlichen Schnittstellen ist daher entscheidend, beispielsweise die optimale Anbindung von Versandsoftware und Lagerverwaltungssoftware über Webtechnologien.
Auch starre Abteilungsstrukturen, bei denen Aufträge stapelweise von einem Schreibtisch zum nächsten wandern, verlängern die Zeit unnötig. In der Produktion sind es oft Rüstzeiten an Maschinen oder mangelnde Materialverfügbarkeit, die den Prozess ins Stocken bringen.
Die moderne Betriebswirtschaft nutzt hierfür Methoden des Lean Managements und der Wertstromanalyse, um nicht-wertschöpfende Tätigkeiten zu identifizieren und zu eliminieren. Das Ziel ist ein fließender Prozess, bei dem der Auftrag ohne unnötige Unterbrechungen durch das Unternehmen wandert.
Digitalisierung als Beschleuniger der Auftragsdurchlaufzeit
Die Digitalisierung bietet enorme Potenziale zur Verkürzung der Durchlaufzeit. Durch die automatische Erfassung von Aufträgen über E-Commerce-Schnittstellen oder EDI (Electronic Data Interchange) entfällt die manuelle Dateneingabe vollständig. In der Intralogistik sorgen Automatiklager und intelligente Routenoptimierungen dafür, dass die Zeit zwischen Auftragseingang und Versandbereitschaft auf ein Minimum reduziert wird.
Echtzeit-Tracking-Systeme ermöglichen es zudem, Verzögerungen sofort zu erkennen und gegenzusteuern. Eine kurze Auftragsdurchlaufzeit verbessert die Kundenbindung und reduziert auch die Kapitalbindung, da weniger Bestände „in Arbeit“ sind und Rechnungen schneller gestellt werden können. Sie ist somit ein direkter Indikator für die Agilität eines Unternehmens.
