E-Rechnung ab 2025: Wir nutzen schon die Vorteile

Was ist die E-Rechnung, wen betrifft sie und wie gehen wir bei LOGENTIS damit um? Mit diesem Blog-Beitrag wollen wir einen kurzen Überblick geben.

Die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, wird ab dem 1. Januar 2025 Pflicht im Business-to-Business (B2B), dem Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 wurde das beschlossen (BGBl I 2024 Nr. 108). Andere EU-Mitgliedstaaten und einige Drittländer haben die E-Rechnung schon zum Abrechnungs-Standard im Geschäftsverkehr gemacht. Deutschland folgt nun ihrem Beispiel. 

Wen betrifft die E-Rechnung?

Eine Pflicht besteht für steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen (B2B) im Haupt- und Nebenerwerb. Ab 2028 sind auch Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer abführen müssen, dazu verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr zu stellen. 

Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen; ebenso Unternehmen, die zwar umsatzsteuerlich in Deutschland registriert, dort aber nicht ansässig sind – also keinen Sitz, keine Geschäftsleitung oder Betriebsstätte im Inland haben. 

Allgemeine Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht 

Es gibt weitere Ausnahmen von der E-Rechnungs-Pflicht: So können Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise weiterhin als “sonstige Rechnungen" z.B. in Papierform ausgestellt werden. 

Ausgenommen sind außerdem Rechnungen über Leistungen, die nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, z.B. die Beförderung von Personen und deren Gepäck sowie die innergemeinschaftliche Beförderung von Gütern im grenzüberschreitenden Verkehr, die Gewährung und Vermittlung von Krediten und bestimmte Umsätze im Bereich Versicherung und Rückversicherung, gemeinnützige Leistungen, Umsätze in Bildung, Kultur, Sport, Post und Rundfunk.

Übergangsfristen für die Ausstellung von E-Rechnungen

Unternehmen müssen – für im Inland steuerbare Umsätze – den Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ohne Zustimmung des Empfängers ab 1. Januar 2025 ermöglichen. Grundsätzlich gilt ab diesem Zeitpunkt auch die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen. Angesichts des Aufwands, der für Unternehmen erwartet wird, sieht der Gesetzgeber aber Übergangsfristen für die Jahre 2025 bis 2027 vor. Erste Details dazu hat das Bundesfinanzministerium im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 mitgeteilt. 

Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller für inländische B2B-Umsätze aus 2025 und 2026 noch Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. PDF), ausstellen. Wie bisher ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Ab 1. Januar 2025 hat die E-Rechnung aber Vorrang vor der Papierrechnung, Empfang, Verarbeitung und revisionssichere Archivierung müssen daher sichergestellt sein. 

Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Umsatz bis 800.000 Euro in 2026 für Umsätze aus 2027 weiterhin Papier- und E-Rechnungen (z.B. PDF) mit Empfänger-Zustimmung nutzen. Unternehmen, die den Umsatz 2026 von 800.000 Euro überschreiten, dürfen Rechnungen für Umsätze der Jahre 2026 und 2027 mittels elektronischen Datenaustauschs (EDI-Verfahren) ausstellen, auch in einem noch nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechenden Format.

Ab 2028 sind dann E-Rechnungen im neuen EU-normierten Format (z.B. XRechnung) für alle Unternehmen in B2B-Geschäftsverkehr Pflicht.

Die LOGENTIS GmbH empfängt und versendet seit Oktober 2024 E-Rechnungen per E-Mail als Anhang im Format ZUGFeRD.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Daten-Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das Computersysteme automatisch verarbeiten können. 

Dieses strukturierte elektronische Daten-Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Die Formatanforderungen erfüllen aktuell XRechnung, ein XML-basiertes Format für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern, ZUGFeRD, das eine Kombination aus PDF und XML ist.

E-Rechnungen haben sowohl für Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger viele Vorteile.

Vorteile der E-Rechnung:

Für Rechnungssteller:

Effizienzsteigerung:

• Schnellere Rechnungserstellung und -versand.
• Automatisierung von Prozessen (z.B. Datenübernahme aus ERP-Systemen).
• Reduzierter Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten.

Kostensenkung:

• Einsparung von Papier, Druck und Porto.
• Geringere Bearbeitungskosten durch Automatisierung.

Verbesserte Liquidität:

• Schnellere Zahlungsabwicklung durch automatische Verarbeitung beim Empfänger.

Geringere Fehlerquote:

• Weniger Fehler durch manuelle Dateneingabe.
• Automatische Validierung der Rechnungsdaten.

Umweltfreundlichkeit:

• Reduzierung des Papierverbrauchs.

Für Rechnungsempfänger:

Effizienzsteigerung:

• Automatischer Empfang und Verarbeitung von Rechnungen.
• Schnellere Bearbeitungszeiten.
• Reduzierter manueller Aufwand.

Kostensenkung:

• Einsparung von Zeit und Ressourcen in der Rechnungsbearbeitung.

Verbesserte Datenqualität:

• Geringere Fehlerquote durch automatische Datenübernahme.

Transparenz:

• Bessere Übersicht über Rechnungen und Zahlungsströme.

Archivierung:

• Einfache und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen.

Allgemeine Vorteile:

• Verbesserte Sicherheit: E-Rechnungen können digital signiert werden, um Authentizität und Integrität zu gewährleisten.
• Bessere Nachhaltigkeit: E-Rechnungen sparen Papier und tragen zum Umweltschutz bei.
• Zukunftsfähigkeit: E-Rechnungen sind der Standard der Zukunft und werden in vielen Ländern verpflichtend eingeführt.

Die E-Rechnung ist effizienter, kostengünstiger, sicherer und umweltfreundlicher als herkömmliche Papierrechnungen. Natürlich bedeutet aber die Digitalisierung des Rechnungswesens auch, dass es anfällig für Cyberattacken wird und die bestmögliche Cybersicherheit gewährleistet sein sollte. Das heißt beispielsweise, E-Mail-Anhänge mit E-Rechnung auf Schadsoftware zu scannen.

Wie wird die E-Rechnung zugestellt?

Rechnungsersteller und -empfänger sollten sich idealerweise vorab darauf einigen, wie E-Rechnungen übermittelt werden. Das vereinfacht den Prozess und beugt möglichen Hacking- und Betrugsversuchen vor. 

Übermittlungs-Möglichkeiten für E-Rechnungen:

• E-Rechnung per E-Mail versenden (so versenden wir bei LOGENTIS)
• Daten mittels elektronischer Schnittstelle bereitstellen
• Zugriffsrechte für einen zentralen Speicherort in einem Firmenverbund
• Download über ein Internetportal

Unternehmen können außerdem für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen einen externen Dienstleister beauftragen. Sie müssen sicherstellen, dass dieser alle Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Nach derzeitiger Rechtslage müssen auch E-Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Zu beachten sind außerdem die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Auch die Anforderungen an die Unveränderbarkeit beim Speichern der E-Rechnungen müssen erfüllt werden. Elektronische Rechnungen sind immer im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format zu archivieren, auch wenn sich Rechnungsaussteller und -empfänger zusätzlich auf ein inhaltsgleiches, digitales, lesbares Bildformat (z.B. PDF) einigen.  

Soweit unser Überblick zur E-Rechnung. Kontaktieren Sie uns gern bei Fragen. Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und wir übernehmen keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit. Bei Bedarf empfehlen wir die umfassende steuerliche und rechtliche Beratung.