Gelangensbestätigung

Definition: Was ist eine Gelangensbestätigung?

Eine Gelangensbestätigung ist ein Beleg im innergemeinschaftlichen Warenverkehr, mit dem ein Unternehmer nachweist, dass eine Ware aus Deutschland in einen anderen EU-Staat geliefert wurde. 

Dieses Dokument ist für die Umsatzsteuerbefreiung von grenzüberschreitenden Lieferungen innerhalb der EU von Bedeutung. Es enthält Informationen wie Beschreibung und Menge der gelieferten Waren, den Ort und die Zeit der Ankunft sowie Angaben zum Abnehmer. Die Gelangensbestätigung dient als Nachweis, dass die Lieferung tatsächlich in das Bestimmungsland gelangt ist und ist essentiell für die Inanspruchnahme einer Steuerbefreiung.

Besonders im B2B-Bereich, wo die Umsatzsteuerregelungen strikt sind, ist sie für die steuerliche Absetzbarkeit von Bedeutung. Ohne eine Gelangensbestätigung kann es zu Problemen beim Vorsteuerabzug kommen. Sie enthält typischerweise Informationen über die beteiligten Parteien, die Ware und das Datum der Übergabe.

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Ist die Gelangensbestätigung Pflicht?

Ohne eine ordnungsgemäß ausgefüllte Gelangensbestätigung kann der steuerliche Vorteil einer Lieferung  innerhalb der EU in Frage gestellt werden. Daher ist sie in vielen Fällen nicht nur wichtig, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben. Sie hilft dabei, Sendungen genau zu dokumentieren und sicherzustellen, dass die Waren tatsächlich an den richtigen Zielort gelangt sind.

Was muss auf einer Gelangensbestätigung stehen?

Folgende Angaben muss eine Gelangensbestätigung enthalten:       

• Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung
• Ort und Monat des Erhalts der Gegenstände
• Bestätigung des Empfängers, dass er die Gegenstände erhalten hat
• Datum der Ausstellung der Bestätigung
• Unterschrift des Empfängers oder eines dazu befugten Vertreters

Als Beweismittel für das Finanzamt müssen alle Angaben in der Gelangensbestätigung korrekt und vollständig sein. Die Gelangensbestätigung muss vom Empfänger der Ware erstellt werden. Dieser bestätigt mit seiner Unterschrift den Erhalt der Ware. 

Unterschied der Gelangensbestätigung zur Rechnung und zum Lieferschein

Die Gelangensbestätigung ist ein Nachweisdokument, das bestätigt, dass eine Ware in ein anderes EU-Land geliefert wurde. Im Gegensatz zur Rechnung, die eine Aufstellung der Kosten für die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen darstellt, dient die Gelangensbestätigung ausschließlich als Beleg für den tatsächlichen Erhalt der Ware durch den Käufer im Bestimmungsland. 

Der Lieferschein hingegen begleitet die Ware und dokumentiert deren Versand, enthält aber nicht die notwendigen Details zum Nachweis der grenzüberschreitenden Warenbewegung, um die Umsatzsteuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen geltend zu machen.

Was passiert ohne Gelangensbestätigung?

Ohne eine Gelangensbestätigung kann es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen. Der steuerliche Vorteil einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung kann ohne sie nicht in Anspruch genommen werden. Es kann zu einer Nachforderung von Umsatzsteuer sowie zu Verzögerungen bei Sendungen kommen, da eine rechtliche Grundlage fehlt. Unternehmen sollten also stets darauf achten, eine Gelangensbestätigung zu erhalten und diese sorgfältig aufzubewahren, um steuerliche Komplikationen zu vermeiden.