Ein offener Bestand bezieht sich auf eine Bestandsführung, bei der der genaue Lagerbestand nicht kontinuierlich erfasst wird. Stattdessen wird der Bestand nur zu bestimmten Zeitpunkten, in der Regel am Ende einer Periode, durch eine Inventur ermittelt.
Dies steht im Gegensatz zur permanenten Bestandsführung, bei der jede Lagerbewegung sofort erfasst wird. Das Konzept des offenen Bestands ist besonders in Unternehmen verbreitet, die mit einer großen Anzahl von Artikeln mit geringem Wert arbeiten oder bei denen eine permanente Bestandsführung zu aufwendig oder unwirtschaftlich wäre. Digitalisierte Lagerverwaltung erfasst standardmäßig permanent den Bestand, da dieser mit jedem Scan im System aktulisiert wird.
Offener Bestand: Funktionsweise und Merkmale
Beim offenen Bestand werden die Lagerbewegungen (Zugänge und Abgänge) nicht in Echtzeit in einem Lagerverwaltungssystem erfasst. Stattdessen werden die Bestände manuell gezählt und erfasst. Das macht eine Inventur erforderlich.
Um eine gewisse Übersicht zu behalten, werden oft vereinfachte Methoden wie die Schätzung des Bestands oder die Entnahme nach dem FIFO-Prinzip (First-In, First-Out) angewendet. Dies bedeutet, dass die Ware, die zuerst eingelagert wurde, auch zuerst wieder entnommen wird – und ist etwa bei verderblichen Gütern oder solchen mit Mindesthaltbarkeitsdatum wichtig.
Vor- und Nachteile eines offenen Bestands
Ein offener Bestand hat den Vorteil, dass er weniger aufwendig und kostengünstiger ist, da keine teuren Lagerverwaltungssysteme und keine umfassende Datenerfassung erforderlich sind. Dies macht ihn für kleine Unternehmen oder für Lagerbereiche mit geringwertigen Gütern attraktiv. Die Vorteil relativiert sich aber zunehmend, da die effiziente digitale Lagerverwaltung immer kostengünstiger wird - beispielsweise durch Abo-Modelle, bei der Unternehmen nicht mehr die Software und notwendige Hardware mit entsprechend notwendiger Instandhaltung kaufen müssen, sondern lediglich eine Nutzerlizenz erwerben.
Denn der offene Bestand hat auch einige Nachteile. So fehlt die Transparenz über den aktuellen Bestand. Das kann immer wieder zu Fehlbeständen oder Überbeständen führen, mit entsprechend höheren Lagerkosten. Eine fehlerhafte Schätzung kann zu Engpässen in der Produktion oder im Verkauf bzw. zu fehlender Lieferfähigkeit führen. Außerdem ist es schwieriger, Lagerbewegungen nachzuvollziehen und Bestandsverluste (z. B. durch Diebstahl) zu identifizieren.
Moderner Warehouse Management Systeme wie NETSTORSYS schließen diese Nachteile aus.
Offener Bestand: Abgrenzung und Anwendungsbereiche
Der offene Bestand unterscheidet sich von der permanenten Bestandsführung, bei der jeder Warenein- und -ausgang sofort in einem Lagerverwaltungssystem erfasst wird. Die permanente Bestandsführung bietet eine hohe Transparenz, ist aber auch mit höheren Kosten und einem höheren Verwaltungsaufwand verbunden.
Der offene Bestand findet seine Anwendung in Bereichen wie Einzelhandelsgeschäften, bei denen der Bestand am Ende des Tages oder der Woche gezählt wird, in der Gastronomie für die Bestandsführung von Lebensmitteln und Getränken, oder in der Lagerhaltung von Schüttgütern, bei denen eine präzise Erfassung schwierig wäre.
