Wareneingangskontrolle

Was versteht man unter Wareneingangskontrolle?

Die Wareneingangskontrolle ist die Prüfung eingehender Ware. Im Beisein des Lieferanten wird sie auf Qualität, Schäden und Vollständigkeit geprüft.

Wareneingangskontrollen sollen sicherstellen, dass die erhaltenen Artikel allen Qualitätsansprüchen des Empfängers entsprechen und diesen wirtschaftlich absichern. Ist die Ware beschädigt, kann der Empfänger die Annahme verweigern und seinen Anspruch auf eine fehlerfreie Lieferung geltend machen.

Ist eine Wareneingangskontrolle gesetzlich vorgeschrieben?

Die Wareneingangskontrolle ist im Sinne der Gewährleistungsrechte verpflichtend. Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Unternehmerinnen und Unternehmer dazu, angelieferte Waren sofort auf mögliche Schäden und Mängel zu untersuchen und darauf zu achten, dass der Lieferant die korrekte Ware, Menge und Anzahl geliefert bzw. zugestellt hat.

Führt ein Unternehmen beim Wareneingang keine Kontrolle bzw. Prüfung der Lieferung durch, verliert er alle Gewährleistungsrechte, sollte die Ware beschädigt sein. Waren mit nachträglich festgestellten Mängeln müssen dann trotzdem bezahlt werden. Ist es dagegen ein verdeckter Mangel, also ein Mangel, der erst bei der Weiterverarbeitung auffallen konnte, muss dieser unverzüglich dem Hersteller bzw. Lieferanten gemeldet werden. Sonst droht auch hier, dass das Recht auf Gewährleistung verloren geht.

Außerdem kann es weitere Konsequenzen geben, wenn Unternehmen keine Wareneingangsprüfung vornehmen und dadurch Mängel weiterverkaufter Waren in Kauf nehmen. Sie können dann gegenüber der eigenen Kunden schadensersatzpflichtig werden. Lieferanten der ursprünglich schon mangelhaften Ware können sich außerdem auf die Verletzung der Schadensminderungspflicht berufen. Diese verpflichtet auch den ursprünglich geschädigten Unternehmer dazu, weitere vermeidbare Schäden abzuwenden, bereits entstandene Schäden zu mindern und diese anzuzeigen.

Grafik: Generiert mit KI

Wie läuft eine Wareneingangskontrolle ab?

Eine Wareneingangskontrolle ist immer gleich strukturiert.

• Den Lieferschein und bei Bedarf andere Papiere kontrollieren, wie Packlisten, Speditionsübergabeprotokolle, bei Lieferungen aus dem Ausland auch Zollpapiere
• Lieferschein der entsprechenden Bestellung zuordnen.
• Art, Anzahl und Menge der Ware anhand des Lieferscheins kontrollieren
• Prüfen der Qualität, entweder durch Stichproben oder einer Kontrolle der vollständigen Lieferung, abhängig davon, wie empfindlich die Ware ist.
• Auf mögliche Mängel und Beschädigungen prüfen und diese dem Lieferanten angeben.
• Quittieren aller Positionen.
• Wareneingangsanzeige bzw. Lieferanzeige erstellen.

Wer ist für die Wareneingangskontrolle zuständig?

Personen, die für den Einkauf bestimmter Waren verantwortlich sind, quittieren diese auch in der Regel. Üblicherweise führen Lebensmittelbetriebe wie Restaurants oder Supermärkte, Speditionen und Logistikdienstleister sowie Betriebe, die Waren weiterverarbeiten – sogenannte Herstellungsbetriebe – Wareneingangskontrollen durch.

Was sollte bei der Wareneingangskontrolle dokumentiert werden?

Nach einer ausführlichen Kontrolle aller Papiere – wie z.B. Lieferscheine oder Zolldokumente – sollte die erhaltene Ware dokumentiert werden. In einer Quittung ist neben Datum und Uhrzeit der Prüfung auch der Name des Prüfers oder der Prüferin enthalten. Die Dokumentation hilft, bei Regress die lückenlose Prozesskette nachzuweisen. Eine Digitalisierung der Wareneingangskontrolle verhindert durch softwaregestützte Assistenz mögliche Fehler bei der Wareneingangsprüfung und beschleunigt die Prozesse. Beispielsweise werden Daten und Angaben automatisiert abgeglichen oder Mengen per Scanner und Barcodes schneller kontrolliert.

Eingehende Waren sollten also in jedem Fall vor der quittierten Annahme kontrolliert werden. Wichtig ist auch, dass die Lieferung für das Unternehmen bestimmt ist, die korrekte Anzahl und Menge geliefert wurde und die Ware keine Mängel und Schäden aufweist. Diese müssen dann sofort angezeigt werden. Wurde außerdem der Liefertermin eingehalten? Eine Digitalisierung der Wareneingangskontrolle erleichtert die vollständige und korrekte Prüfung aller eingehenden Waren. Moderne Lagerverwaltungssoftware verfügt über die nötigen Funktionalitäten für eine schnelle und vollständige Wareneingangskontrolle.