Definition: Was ist eine Inventur?
Inventur (von lat. invenire "finden") bezeichnet die systematische Erfassung und Bewertung aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Es gibt verschiedene Arten der Inventur, die sich in ihrer Durchführung und ihrem Zweck unterscheiden.
Bedeutung der Inventur
Um eine ordnungsgemäße Bilanz am Ende eines Geschäftsjahres aufstellen zu können, ist das Wissen um das Vermögen des Unternehmens unerlässlich. Die Inventur ist ein wesentlicher Bestandteil des Rechnungswesens und dient der Überprüfung der Buchführung sowie der Erstellung des Jahresabschlusses.
Teil des Unternehmensvermögens sind die Unternehmensgegenstände, die durch eine Inventur erfasst werden müssen. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Inventur sind ein Teilbereich der bekannteren Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und enthalten folgende Leitlinien:
- Vollständigkeit der Aufnahme des Bestands
- Einzelerfassung bei der Aufnahme des Bestands
- Richtigkeit der Bestandsaufnahme
- Regelmäßigkeit der Inventur
- Klarheit und Überprüfbarkeit der Aufnahme
Für kleinere Unternehmen, zumeist im Dienstleistungssektor, reicht oftmals eine Anlageninventur aus, da hier primär Gegenstände der Geschäftsausstattung relevante Unternehmensgegenstände sind. Dabei wird ein Anlagenverzeichnis erstellt, das die Gegenstände zusammen mit wichtigen Merkmalen wie Bilanzwert, Beschreibung, Nutzungsdauer und Ähnlichem enthält.
Im logistischen Kontext, wo regelmäßig große Unternehmenswerte in Form von Waren und Produkten in Lägern vorhanden sind, herrschen andere Inventurarten vor. Die zwei prominentesten Inventurarten in der Logistik sind die permanente Inventur und die Stichtagsinventur. Ein Warehouse Management System unterstützt verschiedene Inventurarten und gestaltet Prozesse möglichst effektiv und intuitiv. Denn Inventuren binden sehr viele Ressourcen, unabhängig von der verwendeten Methode.
Kategorien von Inventuren
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Inventuren zu kategorisieren. Am gängigsten ist die Kategorisierung nach Zeitpunkt der Durchführung und nach Art der Bestandsaufnahme. Diese Kategorien können sich überschneiden. Zum Beispiel kann eine permanente Inventur mithilfe einer körperlichen Bestandsaufnahme durchgeführt werden.
Nach Zeitpunkt der Durchführung
Stichtagsinventur
Die Stichtagsinventur ist die klassische Form, bei der alle Bestände an einem bestimmten Tag, dem Bilanzstichtag, erfasst werden. Dies kann jedoch zu Betriebsunterbrechungen führen, da beispielsweise bestimmte Lagerbereiche für die Inventur gesperrt sind.
Zeitnahe Stichtagsinventur
Die zeitnahe Stichtagsinventur bietet mehr Flexibilität, da die Bestandsaufnahme innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen vor oder nach dem Bilanzstichtag erfolgen kann.
Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand kontinuierlich über das gesamte Jahr erfasst und regelmäßig abgeglichen, was eine hohe Lagergenauigkeit ermöglicht.
Mit einer permanenten Inventur ist es möglich, die Bestandsaufnahme im Geschäftsjahr zeitlich zu verteilen. Im Gegensatz zu einer Stichtagsinventur werden Bestände nicht an einem bestimmten Tag aufgenommen, sondern permanent über das Geschäftsjahr verteilt, Aufnahmezeiten und -mengen können frei gewählt werden. Diese Inventur darf sich jedoch nicht auf Stichproben oder einen repräsentativen Querschnitt beschränken.
Voraussetzung für eine permanente Inventur ist die Führung eines Lagerbuches sowie nachprüfbarer Unterlagen für alle Zu- und Abgänge. Eine permanente Inventur wird gern bei häufig wechselnden Beständen, wie z.B. einem Warenbestand, eingesetzt.
Verlegte Inventur
Die verlegte Inventur erlaubt es, die Inventur in einem Zeitraum von bis zu drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchzuführen. Das ist besonders nützlich, wenn die Inventur am eigentlichen Stichtag nicht durchführbar ist.
Nach Art der Bestandsaufnahme
Körperliche Inventur
Die körperliche Inventur ist die klassische Methode der Bestandsaufnahme, bei der alle physisch vorhandenen Güter im Lager durch Zählen, Wiegen oder Messen erfasst werden. Es handelt sich also um eine tatsächliche, manuelle Überprüfung des Lagerbestands, um festzustellen, was real vorhanden ist, welchen Zustand und Wert es hat.
Buchinventur (buchmäßige Inventur)
Die Buchinventur, auch buchmäßige Inventur genannt, ist eine Form der Bestandsaufnahme, bei der die Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens auf Grundlage von Buchhaltungsunterlagen und Aufzeichnungen ermittelt werden.
Im Gegensatz zur körperlichen Inventur, bei der physische Güter gezählt werden, stützt sich die Buchinventur auf Buchhaltungsdaten, zu denen Aufzeichnungen über Bankkonten, Forderungen, Verbindlichkeiten, Wertpapiere und andere immaterielle Vermögenswerte gehören, sowie auf Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge und andere Belege.
Die Buchinventur dient dazu, die Übereinstimmung zwischen den buchhalterischen Aufzeichnungen und den tatsächlichen Vermögens- und Schuldenverhältnissen zu überprüfen, und wird oft für Vermögenswerte verwendet, die nicht physisch zählbar sind, wie beispielsweise Bankguthaben, Forderungen gegenüber Kunden und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
Anlageninventur
Eine Anlageninventur ist ein spezifischer Inventurtyp, der sich auf das Anlagevermögen eines Unternehmens konzentriert. Im Gegensatz zur klassischen Lagerinventur, bei der es um Warenbestände geht, erfasst die Anlageninventur Sachanlagen, also langfristige Vermögenswerte wie Maschinen, Fahrzeuge, Gebäude, Büroausstattung und andere Betriebsmittel, sowie detaillierte Informationen wie der Standort der Anlage, das Anschaffungsdatum und die -kosten, der Zustand und die Nutzungsdauer sowie Abschreibungsinformationen.
Die Anlageninventur dient dazu, einen vollständigen, aktuellen Überblick über diese Vermögenswerte zu erhalten. Sie stellt sicher, dass die in der Buchhaltung aufgeführten Anlagen tatsächlich vorhanden und im aufgeführten Zustand sind. Sie ist Grundlage für die Anlagenbuchhaltung, in der die Wertentwicklung und Abschreibung der Anlagen dokumentiert werden, und hilft Unternehmen, ihre Vermögenswerte effizient zu verwalten, Abschreibungen korrekt zu berechnen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.
Stichprobeninventur
Die Stichprobeninventur ist eine vereinfachte Form, bei der – am Beispiel der Lagerhaltung – nur ausgewählte Teile des Lagerbestands erfasst werden. In Deutschland ist die Stichprobeninventur gemäß § 241 Abs. 1 des Handelsgesetzbuches (HGB) zulässig und spart Zeit. Dieser Paragraf erlaubt die Ermittlung des Bestands mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden. Die Bestandsqualität muss auf einem hohen Niveau und die Stichproben müssen repräsentativ sein. Geeignet sind homogene Bestände wie große Lager mit vielen Kleinteilen, Bestände mit geringen Wertschwankungen und z.B. Unternehmen des Einzel- oder Großhandels mit Verkaufsflächen.
Ungeeignet sind in der Regel leicht verderbliche Waren, Waren, die einem unkontrollierbaren Schwund unterliegen sowie besonders wertvolle Produkte.
Ablauf einer Inventur
- Planung: Festlegung des Stichtags, der Erfassungsmethoden und der Verantwortlichkeiten.
- Bestandsaufnahme: Physische Zählung, Messung oder Wiegung der Vermögensgegenstände (z.B. Waren, Rohstoffe, Maschinen).
- Bewertung: Ermittlung des Wertes der erfassten Vermögensgegenstände.
- Dokumentation: Aufzeichnung der Inventurdaten in einem Inventarverzeichnis.
- Kontrolle: Abgleich der Inventurdaten mit den Buchführungsunterlagen.
Inventur in der Lagerlogistik
In der Lagerlogistik spielt die Inventur eine zentrale Rolle für die Bestandsführung und -kontrolle. Sie ermöglicht:
- Sicherstellung der Lieferfähigkeit: Identifizierung von Fehlmengen und rechtzeitige Nachbestellung.
- Optimierung der Lagerhaltung: Analyse von Lagerbeständen und Vermeidung von Überbeständen.
- Minimierung von Lagerverlusten: Aufdeckung von Diebstahl, Beschädigung oder Verfall von Waren.
- Verbesserung der Lagerorganisation: Optimierung von Lagerprozessen und -layout.
Methoden der Inventur in der Lagerlogistik
- Manuelle Inventur: Zählung per Hand mit Zähllisten.
- Körperliche Inventur: Tatsächliche Zählung der Bestände.
- Buchmäßige Inventur: Ermittlung der Bestände anhand von Aufzeichnungen (z.B. Lagerbücher).
- Inventur mit Scannern: Erfassung der Bestände mittels Barcode-Scannern. insbesondere bei der Stichtagsinventur und der permanenten Inventur. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung in der Lagerhaltung wird der Einsatz von Barcode-Scannern immer üblicher.
In modernen Lagern, insbesondere im E-Commerce und in der Logistik, ist die Inventur ohne Scanner und Barcode-Systeme kaum noch vorstellbar. Ihr Einsatz hat den Inventurprozess revolutioniert, indem er die Geschwindigkeit der Datenerfassung deutlich erhöht, die Fehleranfälligkeit von manuellen Eingaben reduziert und die Genauigkeit der Bestandsdaten verbessert. - RFID-gestützte Inventur: Automatische Erfassung der Bestände über RFID-Tags.
- Drohnen-Inventur: Einsatz von Drohnen zur Inventur in Hochregallagern.
Die Inventur ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um ihre Vermögenswerte zu kontrollieren und die Lagerlogistik zu optimieren. Durch den Einsatz moderner Technologien kann die Inventur effizient und präzise durchgeführt werden. Unser Warehouse Management System NETSTORSYS unterstützt die permanente Inventur und die Stichtagsinventur.
Vorteil der permanenten Inventur ist es, dass – anders als bei der Stichtagsinventur – keine kompletten Lagerzonen gesperrt werden müssen. Bei der permanenten Inventur werden jeweils nur einzelne “Lagerpositionen in Inventur” gesperrt. Das ermöglicht die unkomplizierte Integration in die Lagerprozesse. Der Lagerbetrieb für alle anderen Lagerpositionen kann ungestört weiterlaufen.
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