Darum lohnt sich Digitalisierung im Lager
Auch 2023 stockt die digitale Transformation in Deutschland noch: Laut Digitalisierungsindex des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz ist sie bei rund 80% der Unternehmen der deutschen Wirtschaft noch schwach ausgeprägt. Zu diesem digitalen Wandel gehört weit mehr als digitaler Rechnungsversand, Breitbandinternet und eine nutzerfreundliche Website: Die Definition umfassender Digitalisierung ist die Fähigkeit, Prozesse und Geschäftsmodelle datenbasiert zu entwickeln, zu steuern, zu verbessern und zu automatisieren.
Und die Logistikbranche? Eine repräsentative Umfrage von Bitkom Research für den Digitalverband Bitkom hat ergeben, dass 41% der befragten Unternehmen kein Warehouse Management System (WMS) einsetzen. Der Anteil unter den nicht auf Logistik spezialisierten Unternehmen dürfte noch höher ausfallen.
Gedruckter Kommissionierbeleg: Zeitfresser im Lager
Selbst in per WMS verwalteten Lagern sehen wir immer wieder Lücken in der Digitalisierung. Auch dort wird teilweise noch analog kommissioniert, beispielsweise per ausgedruckter Pickliste.
Die Folgen sind häufig fehlende Übersicht und Verzögerungen durch die zeitraubende Artikelsuche im Lager und Bestandsabweichungen. Das sorgt für Frust bei den Mitarbeitern und bei Kunden, weil Lieferungen wegen Fehlbeständen zu Teillieferungen aufgesplittet werden müssen und verspätet ankommen. Aus mehr als 20 Jahren Erfahrung wissen wir: Das Hauptproblem in vielen Lagern ist die Zeit, die für die Artikelsuche benötigt wird.
Immer mehr Unternehmen erkennen, dass Digitalisierung entscheidende Vorteile bietet, auch bei der Optimierung von Lager- und Versandprozessen. In einer kleinen Blog-Reihe möchten wir diese Vorteile näher erläutern. In Teil 1 starten wir mit den allgemeinen Vorteilen der Intralogistik-Digitalisierung.
Nachteile analoger Lagerhaltung
Manchmal ist die Digitalisierung der Lagerlogistik eine Generationenfrage. Erfahrene Mitarbeiter, die seit Jahrzehnten die Lagerlogistik betreuen, kennen jeden Winkel des Lagers. Was aber, wenn diese Schlüssel-Lageristen und Logistikleiter bald ausscheiden? Dann muss die Umstellung auf ein für alle funktionierendes und intuitives System schnell gehen.
Manuelle Lager ohne Digitalisierung stehen vor mehreren Herausforderungen:
Bestandskontrolle aufwendiger und fehleranfällig
Ein- und Auslagerungen werden vor Ort im Lager vermerkt und die Bestandsänderung erst nachträglich in das zentrale System eingetragen. Das bedeutet doppelte Arbeit, bei der Übertragungsfehler passieren können.
Keine Fehlerkontrolle
Damit die Lagerlogistik funktioniert, müssen Aufträge sorgfältig ausgeführt, Artikelbestand und Lagerort genau gebucht werden. Bei der analogen Bearbeitung finden diese Prüfung allerdings nicht oder nur verzögert statt. Fehler und Fehlbestände fallen erst nachträglich auf, mit erhöhten Kosten, Zeit- und Verwaltungsaufwand.
Fehleranfälligkeit
In Kombination mit stressigen Zeiten, in denen sich Lageraufträge ballen, schleichen sich viel leichter menschliche Fehler ein. Ändert sich etwas in der etablierten Lagerroutine, kann es zu Verwerfungen kommen: Artikel für die Produktion oder für eine Kundenbestellung sind dann nicht mehr auffindbar.
Hoher Schulungs- und Kommunikationsbedarf
Je erfahrener ein Lagermitarbeiter, umso effektiver lagert er ein und pickt. Das Wissen um die Lagerstruktur und Lagerverwaltung muss akribisch an neue Mitarbeiter weitergegeben werden. Jede Änderung muss detailliert dem gesamten Lagerteam kommuniziert werden.
Kurz erklärt: So bremst analoge Lagerhaltung
Wir fassen noch einmal zusammen: Viel Arbeitszeit geht dafür drauf, die Artikel zu suchen. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist erschwert und dauert länger, da diese sich im Grunde die Struktur des Lagers und alle Lagerorte merken müssen. Entsprechend muss erfahrenes Personal viel Zeit für Schulungen aufwenden. Sorgfalt wird nicht überprüft, die Fehler häufen sich besonders in stressigen Zeiten. Ware, die im Lager ist, wird nicht gefunden. Lieferungen und Produktionen können sich verzögern, Umsätze und die Laune bei Personal und Kunden sinken.
Vorteile digitaler Lagerhaltung
Was ist nun die Definition digitaler Lagerhaltung? Diese gibt es in unterschiedlichen Abstufungen. Wie oben bereits erwähnt. Selbst in per WMS verwalteten Lagern wird teilweise noch analog kommissioniert. Die Papier-Pickliste ist nämlich oft nur ein Symptom dafür, dass immer noch Lücken in der Digitalisierung klaffen. Das gesamte System muss aufeinander abgestimmt sein.
Ein Beispiel: Wird bei der Einlagerung der Zugang ohne konkrete Lagerplatzkoordinaten gebucht, kann auch ein digitales System nur den Hinweis melden, dass die Ware dem Hauptlager zu entnehmen ist, aber nicht, wo genau der Kommissionierer sie findet. Viele Vorteile eines digitalen WMS und digitaler Kommissionierverfahren können gar nicht ausgeschöpft werden, wenn die Digitalisierung aller Prozesse nur Stückwerk bleibt. Hier die Top-Vorteile einer umfangreichen Lagerdigitalisierung:
Synchrone Vorgänge, aktuelle Lagerdaten
Jeder Vorgang im Lager, wie das Einlagern neuer Artikel, das Umlagern für eine zügige Kommissionierung und das Kommissionieren sowie der anschließende Versand werden per Scanner oder anderer elektronischer Hilfsmittel digital erfasst. Alle Buchungsvorgänge finden synchron statt. Der Übertrag vom Zettel ins System, ein zusätzlicher und nachträglicher Arbeitsschritt, entfällt. Daten stehen auch angebundenen Systemen für ERP, Fertigungsplanung oder Versand zur Verfügung.
System assistiert und entlastet Lagerpersonal
Ein WMS begleitet jeden Schritt in der Lagerlogistik und macht optimale Vorschläge. So ermöglicht es die strategische, optimale, effiziente und ressourcenschonende Ein- und Auslagerung und deren genaue Buchung. Es ermöglicht, Waren mit ihrem exakten Lagerort zu verknüpfen und sie beim Picken sofort zu finden. Es hilft, Lagerlayout und Laufwege zu pflegen und zu optimieren. Es überprüft noch während des Vorgangs, ob die richtigen Artikel in richtiger Stückzahl ein- und ausgelagert werden. Und weist bei Fehlbeständen eine spätere Lagerbereinigung an. Das senkt die Fehlerquote und entlastet Lagerteams auch bei hohem Bestellaufkommen und Durchsatzspitzen.
Geringer Schulungsaufwand
Die intuitive Bedienoberfläche eines modernen WMS ermöglicht die schnelle Einarbeitung in die Lagerlogistik. Neue Mitarbeiter müssen nicht akribisch ein Lager "auswendig" lernen. Vielmehr hilft ihnen das WMS dabei, sich dort "on the job" zurechtzufinden. Ist ein Lager erst einmal digital abgebildet, führt das System alle Mitarbeiter zielgenau zu jedem Artikel und Lagerplatz. Das spart viel Zeit und macht auch Neueinsteiger zu vollwertigen Lageristen.
Erweiterung der Lagermöglichkeiten
Ein Lagerverwaltungssystem eröffnet ganz neue Möglichkeiten, die mit analoger Lagerhaltung kaum umzusetzen sind – wie das Multi Order Picking oder eine strategische Neuordnung des Lagers durch Chaotische bzw. Dynamische Lagerhaltung. Zumindest haben wir das Multi Order Picking noch in keinem analogen Lager gesehen! Chaotische Lager haben wir dafür einige gesehen, allerdings war das Chaos dann eher ungewollt ;-). Mit WMS ist dynamische Lagerhaltung dagegen problemlos möglich und hilft, das Maximum aus der vorhandenen Lagerfläche herauszuholen.
In Kürze: Lagerdigitalisierung ist ein Quantensprung
Wir fassen noch einmal zusammen: Durch die Digitalisierung des Lagers fließt das Expertenwissen einzelner Mitarbeiter um die genaue Lagerstruktur und Lagerhaltung in das System. Es wird allen zugänglich und erleichtert die Einarbeitung anhand intuitiver und leicht zu erlernender Bedienoberflächen. Neue Mitarbeiter werden vom Warehouse Management System geführt, das Handheld leitet sie als "Navi" auch durch komplexe Lagersysteme. Sowohl beim Einlagern als auch beim Picken zeigt die Software den schnellsten Weg zum Ziel. Fehler werden minimiert, die Bestandsgenauigkeit nimmt zu, Lagerorte und Bestand sind laufend aktuell. Und das digitalisierte Lager lässt sich optimal nutzen und strategisch ausrichten.
Voraussetzungen für das digitale Lager
Digitale Kommissionierung ist das Ergebnis einer Reihe anderer Prozesse, die digitalisiert und aufeinander abgestimmt sein müssen. Erst ein ganzheitlicher Digitalisierungsansatz nutzt das ganze Potenzial. Dabei spielt der Umfang der Intralogistik keine Rolle – kleine wie große Lager profitieren vom digitalen Picking per Handheld. Das Ersatzteillager im Keller genauso wie das Warenlager zum Online-Shop.
Webbasierte Systeme, ob nun auf einem Server vor Ort installiert oder über eine Cloud betrieben, lassen sich auf jede Lagergröße skalieren und je nach Komplexität um weitere Features erweitern. Ein modernes Warehouse Management System umfasst die gesamten Prozesse im Lager und bindet sie nahtlos an ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning), an ein PPS (Produktionsplanungs- und Steuerungssystem) oder an eine Versandsoftware an.
Das Basisset: WMS, WLAN und Handheld
Die Anfangsinvestition für eine Lagerdigitalisierung kann überschaubar bleiben. Denn im Idealfall genügt neben der üblichen Lagerausstattung zum Lagerbetrieb – wie Regalanlage und Hilfsmittel, um Waren ein- und auszulagern – eine Netzwerkanbindung bzw. WLAN, ein Smartphone mit Kamera, um den kompletten Funktionsumfang eines dahinterliegenden WMS zu nutzen. Alles Weitere ist optional.
Das WMS läuft entweder als On-Premises-Software vor Ort (mit entsprechender IT-Infrastruktur wie einem lokalen Server) oder aus einer Cloud heraus. Im Abomodell fällt dafür nur eine monatliche Lizenzgebühr von wenigen hundert Euro an. Kontinuierliche Updates sorgen für den zuverlässigen Betrieb.
Wer die Diensthandys der Mitarbeiter schonen will, investiert außerdem noch in spezielle Handhelds, die für den Einsatz in industrieller Umgebung konzipiert sind. Sie sind besonders robust und weniger anfällig für Verschmutzungen. Webbasierte Software funktioniert auf jedem Endgerät mit Browser. Moderne Schnittstellen wie die REST und andere machen das möglich.
In jedem Lager sind außerdem Drucker und Etikettendrucker im Einsatz, sowohl für den innerbetrieblichen Materialfluss als auch für den Versand. Ein digitales Lager spart viele ausgedruckte Begleitscheine und ein neues Etikett bei jeder Bestandsänderung. Diese Änderungen werden dann digital für einen einzigen Barcode hinterlegt. Papierlose Lagerhaltung und Kommissionierung tragen zu weniger Verwaltungsaufwand und Nachhaltigkeit bei.
Bilder von Tung Lam auf Pixabay
Das Digitale Warehouse ist die Zukunft
Um es deutlich zu sagen: Das Warenlager der Zukunft ist digital. Das gilt auch für kleine Lager. Zu Beginn der webbasierten Entwicklung gab es nur wenige, individuelle Einzellösungen. Inzwischen hat web- bzw. cloudbasierte Software einen breiten Anwendungsbereich. Diese Anwendungen können auch immer auf lokalen Servern installiert und leicht in bestehende Systeme integriert werden. Sie sind optimiert für kleine Geräte wie Handheld und Smartphone.
Moderne Software für Lagerverwaltung läuft auf Wunsch auch cloudbasiert und als Software as a Service (SaaS). Sie benötigt keine lokalen Server. Das hat zusätzliche Vorteile: Der dafür notwendige IT-Service und Hardware-Betrieb wird vollständig ausgelagert, bei vollem Funktionsumfang. Damit profitieren auch kleinere Unternehmen und Online-Händler von technischen Möglichkeiten für eine vollständige Lagerdigitalisierung, die früher nur großen Unternehmen zur Verfügung standen. Bei Abo-Modellen abonnieren sie diese Dienste zudem wirtschaftlich je nach Bedarf. So wird Digitalisierung für alle erschwinglich und profitabel.
Fazit: Kundenzufriedenheit und Umsätze erhöhen
Es gibt nichts Frustrierenderes für Kunden als Bestellungen, die sich verzögern. Die nachträglich in Teillieferungen aufgeteilt werden müssen, weil sich erst beim Kommissionieren herausgestellt hat, dass der Bestand nicht aktuell ist oder Ware falsch gebucht und nicht auffindbar ist. Mit einer fehlerfreien, wirtschaftlichen und effizienten Intralogistik, die sich laufend strategisch auf neue Bedingungen einstellen lässt, ist der nächste zufriedene Neukunde dagegen nur einen Pick entfernt.
Ein digitales Warehouse stellt auch immer Daten zur Verfügung, die Geschäftspartner und Kunden über extra dafür eingerichtete Schnittstellen abrufen können. Ein modernes WMS verbessert die Logistikprozesse, indem es z.B. genauestens über Lagerbestände, Lieferzeiten und Lieferzeitpunkte Auskunft geben kann. Diese Transparenz schafft intern und extern Überblick und Vertrauen.
Soweit der Überblick über Lagerdigitalisierung. In Teil 2 dieser Blog-Reihe widmen wir uns den Vorteilen digitaler Einlagerung und Wareneingangskontrolle
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